RECHTLICHE VORGABEN 07. JAN 2022
Heizkostenverordnung 2022: unterjährige Verbrauchsinformationen sicher per E-Mail an Mieter senden
Seit dem 01.12.2021 ist die Novelle der Heizkostenverordnung (HKVO / HeizkV) in Kraft.
Sie setzt die bereits 2018 erneuerte EU Energieeffizienzrichtlinie (EED) in deutsches Recht um. Seit Januar 2022 stehen Gebäudeeigentümer, in deren Objekten bereits fernablesbare Messgeräte installiert sind, vor einer neuen Herausforderung. Sie müssen ihren Mietern monatliche Verbrauchsinformationen für Wärme und Warmwasser zukommen lassen.
Kostenkürzungen bei Nichterfüllung der HeizkV Informationspflicht
Die unterjährige Informationspflicht (UVI) zu ignorieren, kann teuer werden. Nach §12 der Heizkostenverordnung können Mieter von einem Kostenkürzungsrecht in Höhe von 3% Gebrauch machen, falls die unterjährige Verbrauchsinformation ausbleibt.
§12 „Der Nutzer (hat) das Recht, bei der Abrechnung der Kosten den auf ihn entfallenden Anteil um 3 vom Hundert zu kürzen, … wenn der Gebäudeeigentümer die Informationen nach § 6a nicht oder nicht vollständig mitteilt.“
Die ersten Mitteilungen zur monatlichen Verbrauchsinformation waren für Januar 2022 fällig.
Übermittlung der Verbrauchsinformationen per App oder per E-Mail?
Die HeizkV erlaubt Eigentümern bzw. Hausverwaltungen die elektronische Übermittlung der monatlichen Verbrauchsdaten an die Mieter. Jedoch ist eine „Zurverfügungstellung“ der monatlichen Verbrauchsinformation über reine Webportale und App-Lösungen nicht ausreichend. Der Mieter darf nicht nach den Daten suchen müssen.
Sollten Sie als Vermieter bzw. Hausverwaltung zur Erfüllung der HKVO nun nicht regelmäßig aufwändige Versandaktionen mit Briefpost starten wollen, nutzen Sie diesen Anlass, grundsätzlich eine sichere E-Mail-Kommunikation mit Ihren Mietern zu etablieren. Ungesicherte E-Mails sind zum Versand der monatlichen Verbrauchsinformationen nicht zulässig.
Auch im Mietverhältnis gilt für personenbezogene Daten die DSGVO
Die unterjährige Verbrauchsinformation zu Wärme und Warmwasser enthält personenbezogene Daten und fällt somit unter die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die Investition in eine E-Mail-Verschlüsselungslösung zum datenschutzkonformen E-Mail-Austausch steht bei den meisten Hausverwaltungen schon länger auf dem Plan, denn sie zahlt sich eben auch für andere Anwendungsfälle aus.
Warum wir vom Einsatz der TLS-Verschlüsselung als einzige Maßnahme zur Einhaltung des Datenschutzes beim E-Mail-Versand abraten, lesen Sie hier.
DSGVO konforme Übermittlung der Verbrauchsdaten an Mieter mit
Z1 SecureMail Messenger
Viele Wohnungsbaugesellschaften, -genossenschaften und Hausverwaltungen setzen zur datenschutzkonformen Kommunikation mit Mietern bereits erfolgreich den Z1 SecureMail Messenger ein. Diese Verschlüsselungslösung wird in Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur integriert und funktioniert vollautomatisch. Für Ihre Mitarbeiter entsteht kein zusätzlicher Aufwand. E-Mails werden wie gewohnt gesendet und empfangen.
Die E-Mails werden von Z1 SecureMail Messenger mit einem Passwort verschlüsselt und so den Mietern sicher zugestellt. E-Mail-Anhänge – wie die Verbrauchsinformationen als PDF-Datei – werden verschlüsselt mitgesendet. Eine sichere Antwortmöglichkeit ist ebenfalls enthalten. Die Mieter setzen das zur Verschlüsselung benötigte Passwort selbst und sind auch in der Lage, ein vergessenes Passwort ohne Hilfe neu zu vergeben.
Für die Nutzung von Z1 SecureMail Messenger benötigen Ihre Mieter nur eine E-Mail-Adresse. Es ist kein besonderes Programm, keine Softwareinstallation bei Ihren Mietern erforderlich.
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Regelmäßige Termine gibt es zum Webinar:
„E-Mail-Verschlüsselung einfach und zentral umsetzen“
Der Versand sowie der Sicherheitsstatus der E-Mails im Austausch mit Ihren Mietern werden dokumentiert. So sind Sie im Falle einer Prüfung jederzeit auskunftsfähig und auf Audits gut vorbereitet. Sie brauchen keine Strafzahlungen fürchten, sollte sich ein Mieter bei einer Datenschutzbehörde nach der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung erkundigen.
Sorgenfreie Datenschutz-Compliance für monatliche Verbrauchsinformationen nach HKVO
Unternehmen, die mit Z1 SecureMail Messenger den E-Mail-Versand der Heizkostendaten an die Mieter sichern, setzen die DSGVO bei der Mitteilungs- und Informationspflicht der Heisparen Sie sichzkostenverordnung pflichtgemäß und sehr effizient um. Vermeiden Sie Strafzahlungen und Einnahmeausfälle und seien Sie Ihrem Wettbewerb ein kleines Stück voraus.
Fragen Sie jetzt direkt an und sparen Sie sich weiteres Kopfzerbrechen über die Mitteilungspflicht durch die novellierte Heizkostenverordnung.
P.S.: Auch die zertifikatsbasierte Verschlüsselung mit Behörden, Versicherungen, Finanzinstituten, Investoren und anderen gelingt sehr einfach und effizient mit Zertificon. Z1 SecureMail Messenger ist nur ein Baustein unseres bewährten Z1 SecureMail Gateway, der Universallösung für verschlüsselte und signierte E-Mail für Unternehmen.
