Verbesserte Microsoft 365-Sicherheit durch Zertificons E-Mail-Verschlüsselungs- und Signierfunktionen

Die binder pharma services gmbh koordiniert sensible Supply-Chain- und IT-Services-Prozesse für die Pharma- und Gesundheitsbranche in Österreich. Das Unternehmen steuert und überwacht den Weg von Medikamenten und Dienstleistungen von Anbietern im Gesundheitswesen zu Patienten – dazu gehören Apotheken, Krankenhäuser und Ärzte.

Der tägliche Betrieb ist kein leichtes Unterfangen, binder pharma services setzt dafür auf ausgeklügelte IT-Prozesse und die höchsten Systemstandards. Letztlich hängt der Erfolg des Unternehmens von der sicheren, unterbrechungsfreien und zügigen Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten, Rezeptbestellungen, Behandlunginformationen und Abrechnungen ab.

Digitale E-Mail-Signatur und Alternative zur M365-Nachrichtenverschlüsselung gesucht

binder pharma services hatte große Pläne für seine Microsoft 365-Infrastruktur. Das Unternehmen wollte digitale E-Mail-Signaturen als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme einführen, um den Absender für die Kommunikationspartner in der Lieferkette zu verifizieren. Außerdem sollte eine einfache Verschlüsselung außerhalb von Microsoft 365 möglich sein, um mit allen Beteiligten, insbesondere Anwälte, Berater und Behörden, vertrauliche E-Mails austauschen zu können. Es stellte sich heraus, dass Microsoft 365 diese Ansprüche alleine nicht erfüllen kann.

S/MIME-Funktionalität und Kompatibilität mit M365

Microsoft 365 ist der marktbeherrschende Cloud-Service für Unternehmen. Dennoch fehlt es an dringend benötigten Funktionen für E-Mail-Verschlüsselung und digitale Signaturen für Unternehmen. binder pharma services sah sich mit diesen Schwächen der Microsoft 365 Enterprise E3-Lösung konfrontiert:

• aufwändige Verwaltung von S/MIME-Zertifikaten für Administratoren
• weder einfache noch nutzerfreundliche IOS-Funktionalität für Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten
• unzureichende Möglichkeiten für Verschlüsselung mit Empfängern außerhalb der Microsoft-Umgebung

Somit musste eine geeignete Lösung zur Ergänzung von M365 gefunden werden.

Anforderungen an eine E-Mail-Verschlüsselungslösung

Axel Binder, CEO
(Quelle: binder pharma services gmbh)

Zusammen mit seinem Team hat Herr Axel Binder, Geschäftsführer und Inhaber von binder pharma services, klare Anforderungen für eine Lösung festgelegt.

Beibehalten der bestehenden Infrastruktur – Integration zusätzlicher Sicherheitsfunktionen in Microsoft 365, ohne die bestehende Infrastruktur zu ändern:

1. Installation innerhalb einer sorgfältig vordefinierten Azure-Cloud-Infrastruktur oder on-premise in einem der Rechenzentren.
2. Unabhängigkeit von der Cloud eines Dienstanbieters, um Serviceausfallzeiten und weitere Compliance-Dokumentationen zu vermeiden.
3. Integration mit etablierter Software für die IT-Überwachungsinfrastruktur.

Kein zusätzlicher Aufwand für Mitarbeiter – Herr Binder legt großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit. Er wollte eine einfache und automatisierte Verschlüsselung auf allen Geräten, die vollständig im Hintergrund abläuft. Mitarbeiter sollen nicht mit Schlüsseln oder Zertifikaten hantieren müssen. Menschliche Fehler sollten damit ausgeschlossen sein.

Gateway-Lösung für eine schnelle und einfache Auftragserfüllung

Herr Binders Entscheidung fiel schnell auf das Z1 SecureMail Gateway mit automatisiertem Zertifikatsmanagement sowie passwortbasierter E-Mail-Verschlüsselung.

„Bei meiner Online-Recherche nach einer Lösung, die sich in meine bestehende Infrastruktur integrieren lässt, blieben nicht viele Anbieter übrig.“

Das Z1 SecureMail Gateway wurde kurzerhand installiert und binder pharma services binnen Stunden auf serverbasierte E-Mail-Verschlüsselung umgestellt. Die aufwändige S/MIME-Client-basierten Verschlüsselung von Microsoft 365 war Geschichte. Das Unternehmen hat den Mitarbeitern den Verschlüsselungsaufwand abgenommen und stattdessen dauerhaft dem Gateway zugewiesen. Die Ver- und Entschlüsselung erfolgt nun zentral und automatisch gemäß den Vorgaben, die über die benutzerfreundliche Administrationsoberfläche eingestellt wurden.

Alle Mitarbeiter im Unternehmen waren sofort in der Lage, E-Mails zu signieren und zu verschlüsseln, sowohl mit Kontakten innerhalb als auch außerhalb der Microsoft 365-Umgebung. Ausgestattet mit S/MIME-, OpenPGP- und passwortbasierten Verschlüsselungsfunktionen spielte die Technologie, die der Empfänger nutzt bzw. nicht nutzt, keine Rolle mehr. Wir haben Herrn Binder über die Erfahrungen seines Teams mit den Lösungen von Zertificon befragt …

Benutzerfreundlichkeit: Herr Binder berichtet, dass niemand eine Veränderung bemerkt hat, da für die Z1 Lösungen keine Schulung erforderlich ist: „Sie können E-Mails eine weitere Stufe der Sicherheit hinzufügen, und die Benutzer müssen nichts tun.“

Zentrale Einhaltung der Compliance: Im Unternehmen ist man zufrieden mit dem minimalen Konfigurationsaufwand für die zentrale Steuerung und Anpassung der Verschlüsselung. Spezifische Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien können einfach angepasst werden. „Die Verschlüsselung funktioniert zentral und automatisch im Gateway. Ich muss mir keine Gedanken über menschliche Fehler machen.“

Spontane sichere E-Mail-Zustellung: Herr Binder erwähnt, dass das Unternehmen passwortverschlüsselte E-Mails einfach und direkt versenden kann, wenn der Empfänger die Standards S/MIME und Open PGP nicht verwendet: „Wir können jede E-Mail verschlüsseln und das Signieren von E-Mails ist kein Problem.“

Reibungsloser Ablauf für alle Empfänger: „Außerhalb von Microsoft 365 löste die spontane Verschlüsselung ohne Zertifikate und Schlüssel mit Z1 SecureMail Messenger alle Probleme für das Unternehmen. Die Empfänger müssen sich nicht mehr in die Microsoft-Weboberfläche einloggen, um Authentifizierungsschlüssel zu erhalten“, berichtet Herr Binder begeistert.

Unabhängige Verschlüsselung: Im Unternehmen können nun E-Mails auf allen Geräten, im Outlook-Client oder über den Webbrowser verschlüsselt werden. Herr Binder freut sich, dass mit dem zentralen Ansatz der Schlüsselverwaltung auch Gerätewechsel, ob verlorene oder ausgemusterte Hardware, keinen Aufwand mehr bedeuten. Das lokale Installieren und Verwalten von Schlüsseln und Zertifikaten entfällt komplett.

Ausgezeichnete E-Mail-Sicherheit mit Z1 SecureMail

Später haben wir uns bei Herrn Binder erkundigt, wie seine Erfahrungen mit den Z1 Lösungen sind, ob er im Betrieb auf Probleme gestoßen sei. Er äußerte sich rundum zufrieden. Es gab keine Ausfallzeiten im Zusammenhang mit dem Gateway. Er schätzt das Monitoring und die Logs in der Admin Oberfläche. Auch dass nur minimalen Serverressourcen für firmenweite E-Mail-Verschlüsselung benötigt werden fällt positiv auf.

„Das System läuft geräuschlos im Hintergrund, ohne Probleme, was sehr angenehm ist. Zertificon hat uns das Leben erleichtert, weil wir im Alltag nicht mehr über E-Mail-Sicherheit nachdenken müssen.“