Sichere Mandantendaten dank E-Mail-Verschlüsselung von Zertificon

Eine Firma entwickelt ein einzigartiges Produkt. Die Kommunikation mit den Patentanwälten von der Idee bis zur Patentanmeldung erfolgt per E-Mail. Unverschlüsselt. Die E-Mails werden abgefangen, die Produktidee geklaut. – Solch ein Szenario möchte die WSL Patentanwälte Partnerschaft mbB verhindern. Seit 2013 verschlüsselt die Kanzlei ihre E-Mails hochgradig automatisiert und sehr nutzerfreundlich mit der E-Mail-Verschlüsselungssoftware von Zertificon und gewährleistet damit geschützten E-Mail-Verkehr mit Mandanten und Kollegen im In- und Ausland.

Herausforderung: Industriespionage verhindern

Der Arbeitsalltag der Patentanwälte von WSL ist vom Umgang mit Erfindungen und wertvollem Know-How geprägt. Bevor ein Schutzrecht zum Patent oder Gebrauchsmuster angemeldet werden kann, ist oft ein intensiver Austausch vertraulicher Informationen mit den Erfindern notwendig.

Der Wert von Innovationen macht Industriespionage in diesem Bereich zu einem besonders einträglichen Geschäft. Spähangriffe lassen sich zudem einfach automatisieren. Dass die Leitungen zu Patentanwälten abgehorcht werden, ist folglich kein theoretisches Gefährdungsszenario.

Die Gefahr vor Augen testete die Kanzlei verschiedene Methoden zum Schutz der sensiblen Informationen. So verschlüsselten Mitarbeiter aufwändig am PC und übertrugen das Entschlüsselungspasswort per Fax an den Empfänger. Andere Daten wurden ausschließlich per Post oder Kurier versendet, zu hohen Kosten und mit langen Laufzeiten.

IT-Partner rät zu Zertificon

Um die ineffektiven und fehleranfälligen Prozesse abzulösen, suchten die Patentanwälte nach einer Lösung, die es erlaubt, den E-Mail-Verkehr mit vielen unterschiedlichen Empfängern problemlos, automatisiert und in Echtzeit zu verschlüsseln – zu Mandanten wie zu Kollegen im In- und Ausland.

Megasys Informationstechnologie e.K., der langjährige IT-Partner der Kanzlei, riet zum Einsatz einer zentralen E-Mail-Verschlüsselungslösung und empfahl das Z1 SecureMail Gateway von Zertificon. Dieses verschlüsselt E-Mails sowohl mit Zertifikaten als auch mit Passwörtern, falls der Empfänger kein Zertifikat besitzt.

© WSL Patentanwälte Partnerschaft mbB

Die Flexibilität der Zustellmethoden sowie der hohe Automatisierungsgrad erfüllten alle Anforderungen der Patentanwälte – von der eigentlichen Verschlüsselung über das Zertifikats- und Passwortmanagement bis hin zur Beschaffung von Zertifikaten für die eigenen Mitarbeiter.

Testphase erfolgreich umgesetzt

Megasys implementierte das Z1 SecureMail Gateway auf einer virtuellen Z1 Appliance, die sich einfach in die bestehende Infrastruktur einfügt. Die Installation war schnell abgeschlossen und das Gateway noch am gleichen Tag einsatzbereit.

Die WSL Patentanwälte waren nach der Testphase schnell überzeugt, mit dem Z1 SecureMail Gateway die richtige Lösung zur sicheren E-Mail-Verschlüsselung gefunden zu haben.

Ein Anwalt wird Administrator

Nach der Implementierung des Systems übernahm Herr Dr. Weber, einer der Anwälte des Unternehmens, die Rolle des Administrators. Für ihn als Nicht-ITler war die Einarbeitung in die grundlegenden Abläufe und Fachausdrücke eine Herausforderung: Wie beschaffe ich Zertifikate? Was ist der Unterschied zwischen S/MIME und OpenPGP? …

Durch den umfassenden telefonischen Hersteller-Support wurde er jedoch schnell in den technischen Hintergrund eingewiesen.

Die Support-Mitarbeiter von Zertificon haben uns immer kompetent und freundlich zur Seite gestanden. Seitdem das Produkt fertig konfiguriert ist, läuft alles weitestgehend automatisch. Die Software hat sich im Alltag bewährt.
– Dr. Weber

Sichere virtuelle Poststelle

Das Z1 SecureMail Gateway verarbeitet nun alle ein- und ausgehenden E-Mails der Kanzlei automatisiert wie eine virtuelle Poststelle. Die Mitarbeiter müssen sich nicht selbst um die Ver- und Entschlüsselung oder die Signatur der E-Mails kümmern und werden dadurch in ihrem Arbeitsalltag entlastet.

Durch die zentral eingestellten Sicherheitsregeln ist garantiert, dass alle E-Mails mit definierten Kontakten ausschließlich verschlüsselt und signiert ausgetauscht werden. Das offensichtliche Risiko der Industriespionage ist so bei der E-Mail-Kommunikation mit den Patentanwälten von deren Seite bestmöglich minimiert.

An Mandanten, die selbst kein Verschlüsselungszertifikat besitzen, werden E‑Mails als verschlüsselte PDFs zugestellt oder es wird ihnen automatisiert ein sicherer Webmail-Account angelegt. Damit ist garantiert, dass die Kanzlei mit jedem Kontakt sicher kommunizieren kann.

Effiziente und sichere E-Mails schaffen zufriedene Kunden

Egal wie viele Cyberspione die Leitungen abhören, mit dem Einsatz des Z1 Secure­Mail Gateways können die Patentanwälte jetzt mit Mandanten und Kollegen im In- und Ausland in Echtzeit vertraulich kommunizieren.

Auch die Mandanten finden die Lösung überzeugend und schätzen das Engagement der Anwälte für die Sicherheit ihrer Daten.