Digitale E-Mail-Signatur &
Disclaimer Management

E-Mail-Signaturen firmenweit automatisiert setzen & prüfen

Unternehmen benötigen zwei Arten von E-Mail-Signaturen

Z1 SecureMail automatisiert beide für mehr Sicherheit, einfache Compliance und die beste Außenwirkung

Was wird durch eine digitale E-Mail-Signatur bewiesen beziehungsweise geprüft?

Ist der Absender der E-Mail derjenige, der er vorgibt zu sein?
Wurde die E-Mail nach dem Senden verändert?

Die digitale E-Mail-Signatur bedient sich der Kryptografie und nutzt E-Mail-Zertifikate nach S/MIME- oder OpenPGP-Standard, die auch bei der E-Mail-Verschlüsselung verwendet werden. Digitale E-Mail-Signaturen sind in Unternehmen als Beitrag zur Cybersicherheit bereits weit verbreitet. In manchen Branchen sind digitale Signaturen für Zulieferer auch verpflichtend. Die NIS2 Regularien werden digitale E-Mail-Signaturen in Bezug auf die Lieferkette noch weiter verstärken.

Wie Z1 SecureMail in Ihrem Unternehmen digitale Signaturen zentral setzt und prüft und damit einen Beitrag in der Abwehr von Phishing leistet, lesen Sie weiter unten.

Wie beeinflusst die E-Mail-Signatur die Außenwirkung?

Als E-Mail-Signatur wird auch die Grußformel mit Kontaktdaten am Ende einer Mail bezeichnet. Sind noch Veranstaltungshinweise oder rechtliche Hinweise eingefügt, ist von Disclaimern die Rede. Beide werden in Unternehmen idealerweise zentral gesteuert und automatisiert jeder Nachricht hinzugefügt. Die E-Mail-Signatur ist leicht zu fälschen. Auch wenn eine gepflegte Signatur das Vertrauen stützt, ist diese Signatur auch ein Instrument, das schnell für Phishingangriffe kopiert wird. Z1 SecureMail bietet diese einfache Signaturfunktion für Kontaktdaten zentral verwaltet in jeder Variante ohne Aufpreis: unternehmensweite E-Mail-Signatur mit Kontaktdaten und Disclaimer Management.

Digitale E-Mail Signaturen mit Zertifikaten

Prüfbare Signaturen sichern das Vertrauen in Ihr Unternehmen und helfen gegen Phishing

Mit digitalen kryptografischen E-Mail-Signaturen lässt sich über die E-Mail-Zertifikatsprüfung leicht nachweisen, ob der Absender einer E-Mail wirklich der wahre Absender ist. Bei gültig validierten Signaturen können Sie sicher sein, dass der Inhalt der E-Mail nicht verfälscht wurde und dass Sie den Inhalten trauen können.

Digitale E-Mail Signaturen schützen gegen Phishing, wenn Mitarbeiter aufmerksam bleiben

Digitale E-Mail-Signaturen sind eine wirksame Sicherheitsmaßnahme, um Phishing-E-Mails zu erkennen. Eine digitale Signatur ist fälschungssicher, dennoch bleibt der Empfänger eine potenzielle Schwachstelle. Die Signatur gewährleistet nur dann Sicherheit, wenn diese auch geprüft wird. Empfänger müssen wachsam sein und die Adresse des Absenders im Blick haben.

Warum ist das wichtig? Je gezielter ein Phishing-Angriff, desto lohnender ist der Aufwand für Cyberkriminelle, sich selbst digitale E-Mail-Signaturzertifikate zu beschaffen, passend zu freien Domains, die denen ähnlich sind, die sie vorgeben zu sein.

Automatische Signaturprüfungen können die Verantwortung des Empfängers bei der Erkennung von Phishing-E-Mails nicht vollständig übernehmen. Unser Z1 SecureMail Gateway liefert alle notwendigen Informationen, damit Ihre Mitarbeiter Risiken erkennen. So zeigt das Z1 SecureMail Gateway bei eingehenden signierten E-Mails neben der Gültigkeit der Signatur auch die E-Mail-Adresse an, für die das verwendete Zertifikat ausgestellt wurde (siehe Abbildung). Im Gegensatz zur Absenderadresse im E-Mail-Programm – dem „Von“-Eintrag in einer E-Mail – kann der Name im Zertifikat nicht manipuliert werden. Wenn beide nicht zusammen passen, erhält der Empfänger eine Warnung.

Ansicht einer gültig validierten E-Mail-Signatur mit Z1 SecureMail

Posteingang mit erfolgreich entschlüsselter E-Mail samt gültiger Signatur

Email manipulation mit digitaler signatur aufdecken

Schützen Sie Nachrichteninhalte – verhindern Sie E-Mail-Manipulationen

Mit der Überprüfung der digitalen Signatur einer E-Mail können Sie zweifelsfrei feststellen, ob der E-Mail-Inhalt, einschließlich der Anhänge, auf dem Weg vom Sender zum Empfänger verändert wurde. Ist die Signatur korrekt, ist der Inhalt unverändert. Kann eine digitale E-Mail Signatur nicht gültig validiert werden, wurde der Inhalt verfälscht.

Signierte E-Mails als Absenderbeweis

Korrekt validierte E-Mail-Signaturen schaffen einen unbestreitbaren Herkunftsnachweis. Beim Versand einer signierten E-Mail kann die Urheberschaft schwer geleugnet werden. Auch Versandzeitpunkt und Inhalte sind dokumentiert und prüfbar.

Sender Identitäten mit Siganturen prüfen

Einfache und automatisierte digitale E-Mail-Signaturen mit Zertificon

Signierte Emails als Schutz vor Phishing

So bearbeitet Z1 SecureMail Gateway Ihre E-Mails als Signaturgateway

Signaturen bei eingehende E-Mails werden automatisch validiert. Der Empfänger erhält eine Warnung, wenn eine E-Mail Anzeichen von Manipulationen aufweist. Sie erkennen betrügerische E-Mails einfach und schnell und die Wahrscheinlichkeit, Opfer von Phishing-Attacken zu werden, verringert sich. Wenn Sie E-Mails digital signieren, können auch Ihre Kommunikationspartner die Signaturinformationen prüfen – unabhängig davon, ob diese selbst digitale E-Mail-Signaturen verwenden oder nicht. Sie schützen den geschäftlichen Austausch und das Vertrauen in Ihr Unternehmen, indem Sie den beteiligten Parteien die Möglichkeit geben, die Identität des Absenders und die Integrität der übermittelten Informationen zu überprüfen.

Automatisieren und zentralisieren Sie die Ausstellung und Prüfung von digitalen E-Mail-Signaturen mit Z1 SecureMail Gateway

Das Gateway fügt ausgehenden E-Mails automatisch zertifikatsbasierte digitale E-Mail-Signaturen hinzu. Bei eingehenden E-Mails validiert das Gateway die Signatur auf Basis der zugehörigen Zertifikatsinformationen.

Die Signaturverarbeitung erfolgt über zentral festlegbare Richtlinien. Zum Beispiel: Bei eingehenden Nachrichten werden die Signaturen aus den E-Mails entfernt, da Mitarbeiter diese technischen Details nicht benötigen. E-Mails mit ungültigen Signaturen werden nicht zugestellt. Für letzteren Fall sind Benachrichtigungen an Sender, Empfänger und Administrator aktiviert.

Ihre Mitarbeiter werden vom Gateway zum Sicherheitsstatus von empfangenen E-Mails informiert, müssen aber nicht damit interagieren. Deshalb sind Benutzerschulungen nicht notwendig.

Information über den Sicherheitsstatus der E-Mail durch Z1 SecureMail

Fortgeschrittene Elektronische Signatur für Dokumente nicht Emails

Fortgeschrittene elektronische Signatur mit qualifizierten Zertifikaten

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine rechtsverbindliche Unterschrift. Auf der Grundlage von qualifizierten Signaturen ist sie genauso gültig wie die Unterzeichnung eines Dokuments von Hand. Aus diesem Grund werden qualifizierte Signaturen nur bei Verträgen, Offenlegungen, rechtlichen Hinweisen, Stellenangeboten, Rechnungen, Bestellungen und anderen Dokumenten verwendet. Im Gegensatz dazu sind digitale E-Mail-Signaturen mit einem Briefsiegel vergleichbar.

Zertificon mit CertMagic® ist Ihr One-Stop-Shop für E-Mail-Signaturzertifikate + Signatursoftware

Sie benötigen E-Mail-Signaturzertifikate, um digitale Signaturen setzen zu können. Es handelt sich dabei um die gleichen S/MIME-Zertifikate, die zur E-Mail-Verschlüsselung genutzt werden. Diese erhalten Sie bei öffentlichen Trustcentern, auch Certification Authority/CA genannt. Oder Sie erwerben die Zertifikate direkt über Zertificon im One-Stop-Shop aus einer Hand zusammen mit Z1 SecureMail.

Zertificons Z1 SecureMail ist das weltweit einzige Produkt mit CertMagic®. Teil dieser Magie ist die automatisierte Beschaffung der E-Mail-Zertifikate für Sie als Z1 SecureMail Kunden und das zu günstigeren Preisen als im Direktkauf. Wir geben einen Teil unserer Sonderkonditionen bei den CAs als attraktive Preise an Sie weiter.

Gateway + S/MIME E-Mail-Zertifikate für digitale Sigantur und Verschlüsselung bei Zertificon im One-stop-shop

E-Mail-Signaturen und Disclaimer Management

Unternehmensweit vereinheitlichen

Sparen Sie sich Aufwand und Zeit bei der Erstellung einheitlicher Signaturen mit persönlichen Daten der Mitarbeiter, Haftungsausschluss/Disclaimer und Veranstaltungshinweisen bei allen ausgehenden E-Mails.

Corporate Identity-Richtlinien automatisiert umsetzen

Binden Sie Ihre neuesten Logos, Farben, Schriftarten, Haftungsausschlüsse und andere Marketingmaterialien zentral in Ihre E-Mails ein. Die Verantwortung für die Implementierung von Corporate Signatures sollte nicht an die einzelnen Mitarbeiter übertragen werden. Das wäre, als ob man ihnen überlässt, eigene Briefköpfe zu gestalten. Dank eines zentralen Ansatzes können Sie die Darstellung der Marke für Ihr gesamtes Unternehmen einheitlich definieren und nach außen hin darstellen.

Einheitliche Firmensignaturen zentral verwalten

einheitliche E-Mail Signatur im Corporate Design

Professionelle einheitliche E-Mail Signaturen als Marketing Tool

Bewerben Sie Events und Kampagnen in der E-Mail-Signatur

Nutzen Sie Disclaimer, um auf bevorstehende Veranstaltungen hinzuweisen, aktuelle Kampagnen zu bewerben und allem anderen, was den jeweiligen Marketingzielen Ihres Unternehmens dient.

Legal Disclaimer und rechtliche Hinweise zentral aktualisieren

Über die zentrale Steuerung stellen Sie sicher, dass Ihre rechtlichen Hinweise in den E-Mails aller Mitarbeiter immer den aktuellen Vorgaben entsprechen. So vermeiden Sie Haftungsrisiken.

legal Disclaimer und Haftungsausschlüsse automatisiert in E-Mails einfügen

Zentral verwaltete E-Mail-Signatur Disclaimer

E-Mail-Signaturen einfach zentral verwalten mit Z1 SecureMail ONE oder Z1 SecureMail Gateway

E-Mail-Signaturen und Disclaimer Management sind in jeder Z1 SecureMail Variante enthalten.

Durch die zentrale Verwaltung der Signaturen und Disclaimer entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, vermeiden Fehler durch falsche Bedienung oder Vergesslichkeit. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Außenwirkung:

Automatisches Hinzufügen von Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter
Signaturen & Disclaimer für das gesamte Unternehmen oder für einzelne Gruppen oder Mitarbeiter
Verschiedene Sprachversionen für Signaturen
Erstellen Sie zentrale Regeln, wann welche Inhalte und Signaturen zu E-Mails hinzugefügt werden sollen
Laden Sie Ihr eigenes HTML-Design hoch, einschließlich Links und Bilder

Wie kann ich digitale Signaturen und Disclaimer Management kombinieren?

Ganz einfach mit Z1 SecureMail

Z1 SecureMail – Funktionsübersicht und Preise

Digitale E-Mail-Signatur &Disclaimer Management