RECHTLICHE VORGABEN 04. DEZ 2024
Müssen E-Rechnungen signiert oder verschlüsselt werden?
Die E-Rechnung kommt:
Ab 2025 wird die E-Rechnung zur Pflicht – ein Meilenstein in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Doch mit der elektronischen Abwicklung von Rechnungen gehen auch neue Herausforderungen einher. Sicherheit und Vertrauen sind bei der E-Rechnung, die als Anhang einer E-Mail gesendet wird, nicht eingebaut.
- Wie stellen Unternehmen sicher, dass eingehende Rechnungen echt sind?
- Wie können Manipulationen erkannt und Fehlüberweisungen verhindert werden?
Auch nach der Einführung der E-Rechnungen zum 01.01.2025 durch das Wachstumschancengesetz von März 2024 gilt dafür § 14 Absatz 1 UStG
Quelle: Bundesministerium für Justiz
Was bei der E-Mail-Kommunikation mit E-Rechnungen zu beachten ist
Video (11 Min): Müssen E-Rechnungen signiert oder verschlüsselt werden?
Digitale kryptografische E-Mail-Signaturen & verschlüsselte E-Mail als Industriestandard schützen auch E-Rechnungen
Die bewährten Technologien zur Sicherung der geschäftlichen Kommunikation spielen ihre Stärken auch für die Übermittlung der E-Rechnung aus.
Digitale kryptografische E-Mail-Signaturen verifizieren Sender und Inhalt. Sie können verhindern, dass Sie oder Ihre Geschäftspartner Betrugsopfer werden.
- Kann ich der E-Rechnung im Anhang der E-Mail trauen? Ist der Absender echt?
- Wurden Daten wie die Bankverbindung verändert?
Bei gültig validierten Signaturen dürfen Sie dem Absender vertrauen. Schauen Sie jedoch zwingend auf die Absenderadresse! Auch Betrüger könnten E-Mails gültig signieren, jedoch nicht im Namen fremder E-Mail-Adressen.
Digitale Signaturen schaffen Vertrauen und verhindern finanzielle und rechtliche Risiken durch Manipulation oder Betrug. Ihre Reputation steigt, wenn Sie Geschäftspartner darauf hinweisen, nur Ihren E-Mails mit digitaler kryptografischer Signatur zu trauen.
Müssen E-Rechnung auch verschlüsselt werden?
Die Antwort lautet: Möglicherweise, es kommt auf den Einzelfall an.
Verschlüsselungsanforderungen nach DSGVO, NIS2 oder DORA gelten auch für E-Rechnungen. Es zählt der genaue Kontext, in dem eine Rechnungsstellung erfolgt – etwa zwischen Lieferant und von NIS2 betroffenen Unternehmen oder die DSGVO zum Schutz personenbezogener Daten.
- Die Sicherheit innerhalb der Lieferkette nach NIS2 betrifft eben auch die E-Rechnung. Verschlüsselung muss sein.
- Die DSGVO spielt dann eine Rolle, wenn beispielsweise in der betrieblichen Gesundheitsvorsorge beim Kurs für Raucherentwöhnung Teilnehmer mit Klarnamen auf der Rechnung aufgelistet sind. Auch hier muss die E-Mail mit der E-Rechnung im Anhang verschlüsselt werden.
E-Mail-Verschlüsselung verhindert grundsätzlich, dass Daten in der E-Mail – einschließlich der Anhänge wie im Falle der E-Rechnung – ausgespäht und manipuliert werden können. Das sendende Unternehmen und das empfangende Unternehmen benötigen dafür beide Softwarelösungen und E-Mail-Zertifikate. Z1 SecureMail ist dafür bestens geeignet.
Soll Verschlüsselung mit Signatur kombiniert werden?
Ja, verschlüsselte E-Mails sollten auch signiert werden. Das bietet doppelte Sicherheit, es kostet nichts extra und ist gelebte Best-Practice.
Was sind die nächsten Schritte, die Unternehmen zur Sicherheit von E-Rechnungen gehen sollten?
Alle sind Unternehmen gut beraten, grundsätzlich Vertrauen in die digitale Kommunikation zu schaffen. Digitalisierung kann nur funktionieren, wenn Sicherheit mitgedacht wird. Dabei spielt E-Mail-Sicherheit eine zentrale Rolle. Eine Universallösung, die jede E-Mail-Kommunikation zwischen allen Teilnehmern sichern kann inklusive der E-Mail-Anhänge macht sich sehr schnell bezahlt. Dabei ist der Vorteil enorm, wenn eine Lösung zentral gesteuert werden kann und kein Mehraufwand für Mitarbeiter entsteht. Z1 SecureMail bietet genau das und mit CertMagic® noch viel mehr.
CertMagic® erspart Ihnen die Aufwände im Zertifikatshandling, von denen Sie heute noch gar nicht wissen, dass Sie diese haben werden. Kunden, die von anderen Lösungen zu uns gewechselt sind berichten von bis zu 80% Aufwandsersparnis. Das ist ein echter Wettbewerbsvorteil für unsere Kunden.
Z1 SecureMail signiert alle ausgehenden E-Mails ohne Mehraufwand
Die Sicherheitsregel „signiere alle ausgehenden E-Mails“ ist als Z1 SecureMail Policy vorkonfiguriert und dient als Basisschutz für jegliche geschäftliche Kommunikation. Ihre Geschäftspartner und auch Privatkunden brauchen keine besondere Software anzuschaffen, um ihre E-Mails zu validieren. Mehr kann ein Unternehmen heutzutage nicht leisten, um Kunden und Geschäftspartnern Sicherheit zu geben.
Sie sehen, wer sich für Z1 SecureMail entscheidet, für den sind E-Rechnungen als Anhang in E-Mails sicherheitstechnisch gelöst. Unsere Lösungen Z1 SecureMail Gateway und Z1 SecureMail ONE verfügen beide über alle notwendigen Funktionen, um sichere E-Mail komplett zu automatisieren. Das notwendige Zertifikatsmanagement läuft dabei dank CertMagic® automatisiert im Hintergrund. CertMagic® gibt es exklusiv nur in unseren Z1 SecureMail Produkten.
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Z1 SecureMail – Funktionen und Preise
